賃貸借契約の必要書類には何がある?印鑑証明書・住民票・収入証明書を解説
賃貸物件を借りるにあたっては入居審査が気になるところですが、賃貸借契約での必要書類もあわせて確認が必要です。
必要書類をもれなく揃えられないと、審査を通過できる方でも賃貸借契約が結べず、入居が難しくなりかねません。
そこで今回は、事前に押さえたい賃貸借契約の必要書類として、印鑑証明書・住民票・収入証明書の3つを解説します。
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賃貸借契約での必要書類①印鑑証明書
賃貸借契約での必要書類に関して、印鑑証明書のポイントは以下のとおりです。
印鑑証明書が必要な場面
賃貸借契約にあたって印鑑証明書を求められるのは、入居時に連帯保証人を付けるときです。
連帯保証人は家賃の滞納時に支払いを肩代わりする役目を負っており、入居時に設定しておくと、大家さんとしては安心できます。
なぜなら、入居者が家賃を支払えない状態となったとき、本人にいくら請求しても対応は難しいものだからです。
また、入居者からの支払いが遅れても、滞納期間が3か月以上にならないと、大家さんからの契約解除はできません。
滞納への備えがないと万一のときに損失を被ってしまうため、大家さんからは連帯保証人を求められることが多いです。
そして連帯保証人を付けるときは、相手の実印と印鑑証明書が一般的に必要です。
入居する本人の印鑑証明書に関しては、必要とは限りません。
トラブルのリスクを下げるためにあわせて確認されることはありますが、連帯保証人ほど必須の書類とはされません。
印鑑証明書が必要な理由
連帯保証人の必要書類に印鑑証明書が含まれるのは、万一のときにしっかりと家賃を肩代わりしてもらうためです。
印鑑証明書がないと、入居者が無断で相手を連帯保証人にしている可能性が否定できません。
連帯保証人に話がとおっていないと、万一のときに家賃の肩代わりを請求しても、支払いを断られるリスクがあります。
賃貸借契約の時点で相手の意思を確認しようにも、連帯保証人は手続きの場に同席しないのが一般的です。
提出書類に実印が使われていても、印鑑だけなら第三者でも使用可能です。
そこで、相手に話がとおっているかを入居前に確認できるよう、連帯保証人には印鑑証明書が一般的に求められます。
印鑑証明書の取得方法
印鑑証明書は役所で発行してもらえますが、印鑑登録を済ませていることが前提です。
印鑑を役所に登録していないときは、先に登録を済ませなくてはなりません。
印鑑の種類に指定はありませんが、登録したものは以後、実印としての効力を持ちます。
三文判などを登録すると、なりすましのリスクが上がってしまうため、個別性の高い特別な印鑑を用いるのが基本です。
印鑑を用意したら、役所で登録の手続きをおこないます。
登録手続きでは、本人確認書類と100~300円の登録費用が求められるため注意しましょう。
登録が終わったら、役所で印鑑証明書が発行可能となります。
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賃貸借契約での必要書類②住民票
賃貸借契約での必要書類に関して、住民票のポイントは以下のとおりです。
住民票が必要な理由
賃貸借契約に住民票が必要なのは、身元確認の精度を上げるためです。
入居者の身元確認は、運転免許証などで別途おこなわれています。
しかし、運転免許証などの書類には、あまり多くの情報は載っていません。
また、身元確認書類が1種類しかないと、提示する書類の情報にさえ注意していれば、なりすましが可能となってしまいます。
そこで、住民票をあわせて確認する措置がとられています。
住民票を見れば、世帯主や本籍、以前の住所など、対象者に関するくわしい情報が確認可能です。
そして別途提示された運転免許証などと食い違う部分がないかを、住民票と照らし合わせて確認できます。
このように身元確認の精度を上げるため、住民票が必要書類に含まれています。
住民票を用意するときの注意点
賃貸借契約の必要書類として用いる住民票は、正確には住民票の写しといいます。
役所に保管されている原本をコピーしたものが、写しにあたります。
写しでも載っている内容は同じであり、公的書類として問題なく使用可能です。
原本がなくても問題はないため、賃貸借契約時に住民票を用意するときは、役所で写しを発行してもらいましょう。
ただし、住民票を提出した時点で、発行から3か月が過ぎていないことが重要です。
取得のタイミングが早すぎたり、昔に発行されたものを流用したりすると、書類の有効期限切れを理由に再提出を依頼されるおそれがあります。
必要書類を早めに用意しておくと手続きがスムーズですが、住民票は発行から3か月が過ぎないように注意しましょう。
マイナンバーの必要性
昨今の住民票は、マイナンバーを記載できるようになっています。
しかし、賃貸借契約に使用するものには、マイナンバーを載せないほうがおすすめです。
マイナンバーは重要な個人情報ですが、賃貸借契約においてはとくに確認されていません。
それでも情報を提示された側は慎重に取り扱う必要があるため、マイナンバーが載っていると書類の受け取りを断られることがあります。
二度手間になるおそれがあるため、住民票を用意するときは、マイナンバーが載っていないものを選ぶことをおすすめします。
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賃貸借契約での必要書類③収入証明書
賃貸借契約での必要書類に関して、収入証明書のポイントは以下のとおりです。
収入証明書が必要な理由
賃貸借契約に収入証明書が必要なのは、入居者の支払い能力を確認するためです。
毎月発生する家賃を入居者が継続して支払えるかどうかは、大家さんから重視されています。
入居者の支払い能力を確認するには資料が必要であり、判断材料として収入証明書が求められます。
なお、連帯保証人を付けるケースでは、連帯保証人の収入証明書があわせて必要です。
相手に相応の支払い能力がないと、万一のときに家賃を肩代わりできないためです。
連帯保証人の収入証明書がないと、必要書類の不足によって手続きが止まるおそれがあります。
必要な収入の目安
必要な収入の目安は一概にいえませんが、一般的には家賃が月収の3分の1まで、もしくは年収の36分の1までに収まっていることが基準とされます。
収入証明書に載っている金額から、上記の基準を満たしていることが確認されれば、収入面に関しては比較的安心です。
ただし、審査ではさまざまなポイントが見られており、収入だけで結果が決まるわけではありません。
転職を何度も繰り返しているなどの不安材料が見られると、収入が高くとも審査に落ちることがあります。
収入証明書の種類
収入証明書として使用できるのは、源泉徴収票・給与支払証明書・所得証明書・課税証明書などです。
収入証明書と呼ばれる公的書類は存在しないため、自分の収入を証明できる上記の書類を用意しましょう。
勤め先で取得できるのが、源泉徴収票と給与支払証明書です。
前者は12月に発行されるのに対し、後者は依頼に応じて都度発行されます。
職場から毎月発行される給与明細書は、収入証明書としては認められにくいため注意が必要です。
所得証明書や課税証明書は、役所から発行される書類です。
公的機関が発行する信頼性の高い書類を用いたいなら、所得証明書や課税証明書が向いています。
ただし、前年分の収入が載ったものは、6月上旬~中旬以後でなければ発行できないケースが多いです。
6月以前に賃貸借契約を結ぶときは、職場から発行される書類を用いるのがおすすめです。
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まとめ
賃貸借契約にあたって連帯保証人を付けるときは、相手に話がとおっているかを確認するため、連帯保証人の印鑑証明書が求められます。
住民票が必要書類に含まれるのは、身元確認の精度を上げ、なりすましでの入居を防ぐためです。
収入証明書は家賃の支払い能力に関する資料として求められており、源泉徴収票や所得証明書など、自分の収入を証明できる書類を用意しなくてはなりません。
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